Usługi Power BI dla JST – od rozproszonych danych do czytelnego dashboardu

Dane same w sobie nie dają jeszcze wiedzy. Dopiero ich uporządkowanie, połączenie i przedstawienie w czytelnej formie pozwala szybciej oceniać sytuację, planować działania oraz podejmować decyzje oparte na faktach.

Od wielu źródeł do jednego obrazu sytuacji

Jednostki samorządu terytorialnego i podmioty realizujące zadania publiczne dysponują dużą liczbą danych. Informacje są jednak często rozproszone pomiędzy arkuszami Excel, rejestrami publicznymi, stronami internetowymi, dokumentami oraz bazami prowadzonymi przez różne jednostki.

W praktyce utrudnia to tworzenie przekrojowych analiz. Dane mogą mieć odmienne nazwy, formaty i poziom kompletności. Część rekordów wymaga weryfikacji, a brak informacji nie zawsze oznacza brak badanego zjawiska.

Właśnie w takim miejscu zaczyna się Business Intelligence. Usługi Power BI dla JST obejmują nie tylko przygotowanie efektownego wykresu. Najważniejsza praca odbywa się wcześniej: podczas identyfikowania źródeł, czyszczenia danych, ich ujednolicania, kontroli jakości oraz budowy spójnego modelu analitycznego.

Przykład projektu analitycznego PS MONITORING

W przykładowym projekcie PS MONITORING połączono dane dotyczące szkół podstawowych, urzędów oraz jednostek pomocy społecznej z obszaru dwóch powiatów. Analiza objęła łącznie 133 instytucje, w tym 97 szkół, 18 urzędów i 18 jednostek pomocy społecznej.

Dla szkół wykorzystano również informacje o liczbie uczniów. Łączna populacja w analizowanym zbiorze wyniosła 21 372 uczniów. Każdy rekord został przypisany do właściwej jednostki samorządowej, a dane przestrzenne pozwoliły na przygotowanie map, analiz odległości oraz wizualizacji koncentracji zjawisk.

Jak przebiega przygotowanie dashboardu Power BI?

Pozyskanie danych. Identyfikujemy źródła wewnętrzne i publiczne: arkusze, pliki CSV, rejestry, bazy danych, systemy dziedzinowe oraz dostępne interfejsy API.

Porządkowanie i standaryzacja. Ujednolicamy nazwy, identyfikatory, typy danych i kategorie, tak aby informacje z różnych źródeł można było bezpiecznie łączyć.

Kontrola jakości. Sprawdzamy kompletność, aktualność, duplikaty i zgodność logiczną. Oddzielamy brak danych od jednoznacznie potwierdzonego wyniku negatywnego.

Budowa modelu analitycznego. Tworzymy relacje między tabelami, miary, wskaźniki KPI i reguły obliczeniowe dopasowane do celu analizy.

Wizualizacja w Power BI. Projektujemy mapy, wykresy, karty KPI, filtry oraz ścieżki analizy, które ułatwiają przechodzenie od wyniku ogólnego do szczegółu.

Rysunek 1. Proces realizacji usługi Business Intelligence - od źródeł danych do decyzji i monitoringu.

Co pokazuje dashboard?

W przygotowanym raporcie wykorzystano kilka uzupełniających się perspektyw:

mapę lokalizacji instytucji z wielkością punktów zależną od analizowanej wartości;

mapę cieplną pokazującą koncentrację uczniów lub mieszkańców;

analizę liczby uczniów w poszczególnych szkołach;

wykres skumulowanej liczby uczniów oraz udziału w całej populacji;

karty KPI i filtrowanie pozwalające szybko zawęzić analizę.

Przykładowe widoki raportu

Rysunek 2. Lokalizacja szkół w kontekście liczby uczniów.

Liczba uczniów - mapa cieplna

Rysunek 3. Mapa cieplna przedstawiająca przestrzenną koncentrację liczby uczniów.

Dzięki temu odbiorca nie musi przeglądać setek wierszy. Najpierw widzi syntetyczny obraz sytuacji, a następnie może przejść do wybranego obszaru lub grupy danych.

Rysunek 4. Dashboard Power BI - widok ogólny analizy potencjalnego zasięgu.

KPI potencjalnego zasięgu – przykład praktycznego wniosku

Jednym z efektów analizy jest wskaźnik potencjalnego zasięgu. Szkoły uporządkowano według liczby uczniów, a następnie obliczono skumulowaną liczbę uczniów oraz ich udział w całej badanej populacji.

Wynik pokazuje, że 27 z 97 szkół skupia co najmniej połowę wszystkich uczniów, a 55 szkół pozwala objąć co najmniej 80% populacji. Taki KPI może pomóc w planowaniu kolejności działań, szacowaniu niezbędnych zasobów i wyborze odpowiedniego wariantu realizacji projektu.

Wskaźnik nie ocenia jakości pracy szkół. Pokazuje wyłącznie potencjalny zasięg wynikający z liczby uczniów i powinien być interpretowany razem z celem działania, uwarunkowaniami terytorialnymi oraz zasadą równego dostępu.

Jak Business Intelligence może wspierać JST?

Podobne rozwiązanie można wykorzystać znacznie szerzej niż w analizie sieci instytucji. Dashboard Power BI dla JST może wspierać między innymi:

monitoring strategii rozwoju i strategii rozwiązywania problemów społecznych;

monitoring programów społecznych, edukacyjnych i zdrowotnych;

analizę realizacji celów, działań i mierników;

porównywanie jednostek, obszarów lub okresów;

identyfikowanie luk w danych i opóźnień w raportowaniu;

prezentowanie wyników kierownictwu, radnym, partnerom i mieszkańcom;

automatyzację cyklicznych raportów zarządczych.

Usługi BI PS MONITORING

PS MONITORING łączy doświadczenie w pracy ze strategiami, programami i wskaźnikami z praktycznymi kompetencjami analitycznymi. Zakres usługi może obejmować cały proces lub wybrane etapy:

audyt źródeł i jakości danych;

integrację danych z arkuszy, plików, baz i systemów;

przygotowanie procesu aktualizacji danych;

budowę modelu danych i wskaźników KPI;

projekt dashboardu Power BI;

opracowanie dokumentacji oraz szkolenie użytkowników;

rozwój raportu wraz ze zmianą potrzeb organizacji.

Od danych do decyzji

Dobrze zaprojektowany dashboard nie zastępuje wiedzy pracowników ani decyzji kierownictwa. Pozwala jednak szybciej dotrzeć do informacji, zauważyć zależności i zadać właściwe pytania.

Jeżeli dane w Państwa organizacji są rozproszone w wielu arkuszach i systemach, możemy pomóc je uporządkować oraz zbudować raport Power BI dopasowany do konkretnych potrzeb. Skontaktuj się z PS MONITORING i opowiedz, jakie decyzje ma wspierać przygotowana analiza.